Genel Sekreter Yardımcısı

Ayhan AVCI

E-posta : [email protected]

Görevleri ;

  • Genel Sekretere yardımcı olmak,   
  • Odanın idari işlerini, iç çalışmalarını ve yazı işlerini düzenlemek ve yönetmek
  • Seçimler ile ilgili işlemlerin yürütülmesi   
  • Hizmet binası ve kaloriferin denetimini sağlamak 
  • Bu Yönetmelik ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde Yönetim Kurulu Başkanı ve Genel Sekreter tarafından verilecek görevleri yapmak.
  • Sigortacılık işlemlerini yürütmek
  • Demirbaş saklanmasını sağlamak, arşiv malzemelerini muhafaza etmek.
  • Oda Sicil Memurluğu tarafından verilecek olan belgeleri imzalamak,   
  • Odanın domain name ve hosting hesaplarının takip edilmesi ve yenileme işlemlerinin yapılması  ,  Yerel ağ bağlantısı (LAN) sisteminin çalışmasının denetlenmesi ve olası ağ bağlantısı ya da internet erişimi problemlerinin giderilmesi , Oda Bilgisayarlarının bakım ve onarımını yapmak ve Bilgisayarlarda bulunan bilgilerin muhafazasını sağlamak
  • Bilgi Edinme Kanunu işlemlerinin yürütülmesi
  • TOBB-Net  projesi kapsamında programların güncelleştirilmesinin sağlanması , Mevcut veri bankasına erişim ve onun etkili kullanımının sağlanması
  • İnsan hakları işlemlerini yürütmek
  • BTSO Gazetesi ve dergisinin hazırlanması.
  • TS-ISO 9001 standardına uygun olarak Kalite sisteminin ve TOBB Akreditasyon Kılavuzunun  kurulması, uygulanması ve devam ettirilmesini sağlamak
  • Bafra tso’ yu  kalite konusunda temsil etmek , “Toplam Kalite” felsefesinin yaygınlaştırılması konusunda çalışmalar yapmak.
  • İlçe alt komite işlemlerini yürütmek.
  • Yayınlar, toplantılar, basın bültenleri, üyelerimizi odanın politikalarından ve faaliyetlerinden sürekli olarak haberdar kılan haberleşme işlemlerinin yürütülmesi
  • Güncel, ekonomik, sosyal ve kültürel raporlar hazırlanması
  • Web sitelerinin düzenli olarak güncellenmesi
  • Odanın, web sitesi ve üye katalogları da dahil olmak üzere, farklı haberleşme mekanizmalarını entegre eden, yazılı bir haberleşme stratejisinin oluşturulması ve uygulanması
  • Ulusal ve yerel basının sürekli takip edilerek, odanın ve yönetim kurulu başkanlığının etkinliklerinin basına yansımasının izlenmesi, yayınlananların yönetim kurulu başkanının bilgisine sunulması ve arşivlenmesi
  • Basın bildirilerinin hazırlanması,  Oda ile ilgili haberlerin takibinin ve dosyalama işlemlerinin yapılması
  • Eğitim kursları, seminer ve toplantılar tertip etmek
  • Spesifik konularda oluşturulmuş çalışma, danışmanlık ve görev gruplarının, komitelerin ve diğer danışma  mekanizmalarının oda üyeleri ile yaptıkları çalışmaların kayıtlarının tutulması
  • Düzenli aralıklarla sektörel nitelikli toplantıların düzenlenmesi ve toplantılara ilgili sektörde faaliyet gösteren tüm üyelerin davet edilmesi
  • Yönetim kurulu başkanına katılacağı toplantılar ve buralarda odayı temsilen yapacağı konuşmalar için bilgi notları ve konuşma planı taslağının hazırlanması
  • Yönetim kurulu başkanının odayı temsilen katılacağı etkinliklerin protokol listesinin hazırlanması ve onay için genel sekretere sunulması, onay aldıktan sonra gereken davetlerin yapılması
  • Üyelerin yayınlanan duyurulardan veya yapılacak toplantılardan haberdar edilmesi
  • Meclis, yönetim kurulu ve meslek komite üyelerinin  bilgilerinin düzenli şekilde yenilenmesi
  • Odanın organ toplantılarının kayıt altına alınarak  muhafazası
  • Meslek Komite ve Meclis  toplantılarının gündemine ilişkin hazırlık yapmak, toplantı davetiyelerinin ve gündeminin üyelere zamanında             gönderilmesini sağlamak, bu toplantılara ait tutanakları düzenlemek, karar özetlerini tutmak ve imzalamak, organ toplantılarına ilişkin hazirun cetveli ve Meslek Komite devam çizelgelerini           tutmak ve karar defterlerini, karar özetlerini ve toplantılar için elektronik cihazlarla yapılan kayıtları muhafaza etmek.
  • Meclise sunulmak üzere yönetim kurulu tarafından hazırlanacak odanın bir yıl içindeki faaliyeti ve bölgesinin      iktisadi ve sınai durumu hakkındaki yıllık raporun tanzimi hususunda gerekli hazırlıkları yapmak.
  • Yönetim kurulu başkanının randevularının düzenlenmesi ve kaydının tutulması
  • 5174 sayılı Kanun ile kendisine verilen görevleri; işlerin yürütülme şekil ve usullerinin,  temsil ile imza yetkilerinin belirtildiği ve işleyişe ilişkin esasların yer aldığı iç yönergesi (TOBB tarafından 06.05.2006 tarih ve 21781 sayı ile onaylı), TOBB Akreditasyon Kılavuzu ve İSO 9001:2008  Kalite Yönetim Sistemleri kriterlerine göre  yerine getirmektedir.