Genel Sekreter Yardımcısı
Ayhan AVCI |
|
- Genel Sekretere yardımcı olmak,
- Odanın idari işlerini, iç çalışmalarını ve yazı işlerini düzenlemek ve yönetmek
- Seçimler ile ilgili işlemlerin yürütülmesi
- Bu Yönetmelik ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde Yönetim Kurulu Başkanı ve Genel Sekreter tarafından verilecek görevleri yapmak.
- Yönetim Kurulu Başkanına katılacağı toplantılar ve buralarda odayı temsilen yapacağı konuşmalar için bilgi notları ve konuşma planı taslağının hazırlanması
- Sigortacılık işlemlerini Genel Sekreter adına onaylamak,
- Demirbaşların saklanmasını sağlamak, arşiv malzemelerini muhafaza etmek, saklama süresi sona eren arşiv malzemelerinin imhasını yapmak,
- Oda Sicil Memurluğu tarafından verilecek olan belgeleri imzalamak,
- Odanın domain name ve hosting hesaplarının takip edilmesi ve yenileme işlemlerinin yapılması, Yerel ağ bağlantısı (LAN) sisteminin çalışmasının denetlenmesi ve olası ağ bağlantısı ya da internet erişimi problemlerinin giderilmesi, Oda Bilgisayarlarının bakım ve onarımını yapmak ve Bilgisayarlarda bulunan bilgilerin muhafazasını sağlamak
- Bilgi Edinme Kanunu işlemlerinin yürütülmesi,
- TOBB-Üye Modülü kapsamında programların güncelleştirilmesinin sağlanması,
- Bafra TSO E-Bülten ve Dergisinin hazırlanması,
- Kalite sisteminin ve Akreditasyon ve stratejik Plan işlemlerini yürütmek,
- Bafra TSO’ yu kalite konusunda temsil etmek , “Toplam Kalite” felsefesinin yaygınlaştırılması konusunda çalışmalar yapmak.
- İlçe alt komite işlemlerini yürütmek.
- Yayınlar, toplantılar, basın bültenleri, üyelerimizi odanın politikalarından ve faaliyetlerinden sürekli olarak haberdar kılan haberleşme işlemlerinin yürütülmesi
- AB projelerini yürütmek,
- Güncel, ekonomik, sosyal ve kültürel raporlar hazırlanmasını sağlamak,
- Web siteleri ile diğer yazılımların düzenli olarak güncellenmesi,
- Odanın, web sitesi, Sosyal Medya ve üye katalogları da dahil olmak üzere, farklı haberleşme mekanizmalarını entegre eden, yazılı bir haberleşme stratejisinin oluşturulması ve uygulanması
- Ulusal ve yerel basının sürekli takip edilerek, odanın ve yönetim kurulu başkanlığının etkinliklerinin basına yansımasının izlenmesi, yayınlananların yönetim kurulu başkanının bilgisine sunulması ve arşivlenmesi
- Eğitim kursları, seminer ve toplantılar tertip etmek
- Spesifik konularda oluşturulmuş çalışma, danışmanlık ve görev gruplarının, komitelerin ve diğer danışma mekanizmalarının oda üyeleri ile yaptıkları çalışmaların kayıtlarının tutulması
- Düzenli aralıklarla sektörel nitelikli toplantıların düzenlenmesi ve toplantılara ilgili sektörde faaliyet gösteren tüm üyelerin davet edilmesi,
- Yönetim Kurulu Başkanına katılacağı toplantılar ve buralarda odayı temsilen yapacağı konuşmalar için bilgi notları ve konuşma planı taslağının hazırlanması,
- Yönetim Kurulu Başkanının odayı temsilen katılacağı etkinliklerin protokol listesinin hazırlanması ve onay için genel sekretere sunulması, onay aldıktan sonra gereken davetlerin yapılması,
- Üyelerin yayınlanan duyurulardan veya yapılacak toplantılardan haberdar edilmesi,
- Meclis, yönetim kurulu ve meslek komite üyelerinin bilgilerinin düzenli şekilde yenilenmesi
- Odanın organ toplantılarının kayıt altına alınarak muhafazası,
- İnsan hakları işlemlerini yürütmek,
- Belirlenecek mal ve hizmetlerin azami fiyat tarifelerinin Oda üyelerimizle ilgili olanlarının meslek komitesinin görüşü alınarak yönetim kuruluna teklifi ve oda meclisinin onayına sunulması,
- Meslek Komite ve Meclis toplantılarının gündemine ilişkin hazırlık yapmak, toplantı davetiyelerinin ve gündeminin üyelere zamanında gönderilmesini sağlamak, bu toplantılara ait tutanakları düzenlemek, karar özetlerini tutmak ve imzalamak, organ toplantılarına ilişkin hazirun cetveli ve Meslek Komite devam çizelgelerini tutmak ve karar defterlerini, karar özetlerini ve toplantılar için elektronik cihazlarla yapılan kayıtları muhafaza etmek.Meclise sunulmak üzere yönetim kurulu tarafından hazırlanacak odanın bir yıl içindeki faaliyeti ve bölgesinin iktisadi ve sınai durumu hakkındaki yıllık raporun tanzimi hususunda gerekli hazırlıkları yapmak,
- 5174 sayılı Kanun ile kendisine verilen görevleri; işlerin yürütülme şekil ve usullerinin, temsil ile imza yetkilerinin belirtildiği ve işleyişe ilişkin esasların yer aldığı iç yönergesi (TOBB tarafından 06.05.2006 tarih ve 21781 sayı ile onaylı ve 16759 sayılı yazı ile değişiklik yapılan) , TOBB Akreditasyon Kılavuzu ve İSO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemleri kriterlerine göre yerine getirmektedir.